بر اساس این بخشنامه جدید اداره ثبت شرکتها از این پس اعضای هیأتمدیره باید خودشان شخصاً سمتشان را قبول کنند و هیچکس نمیتواند بهجای آنها با وکالت یا نیابت امضا کند. انتخاب اعضای هیأتمدیره در مجمع عمومی سالانه یا مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده انجام میشود، اما تعیین سمت آنها (مثل رئیس، نایبرئیس و مدیرعامل) باید در صورتجلسه جداگانهی هیأتمدیره تنظیم شود. هر دو صورتجلسه باید بهطور جداگانه امضا شوند و در هر دو، امضاها باید اصل و شخصی باشند. هدف، جلوگیری از امضاهای صوری و انتصابهای غیرواقعی است. از این پس اداره ثبت فقط تغییراتی را میپذیرد که در آن تمام اعضا شخصاً حاضر و امضاکننده باشند. اگر حتی یک امضا وکالتی باشد، صورتجلسه برگشت میخورد.
